Guía paso a paso para notificar un evento de Google Calendar con Whatsapp

¿Alguna vez has deseado que Google Calendar te notifique de un evento próximo directamente a través de Whatsapp? Aunque Google Calendar no ofrece esta opción de forma nativa, en este artículo, te mostraré cómo crear tu propio sistema para notificar un evento de Google Calendar con Whatsapp.

Esta herramienta te permitirá recibir un mensaje de Whatsapp cada vez que un evento de Google Calendar o un recordatorio esté a punto de suceder. Con tu propio sistema de notificación de Whatsapp Calendar en funcionamiento, nunca más olvidarás un evento importante.

Voy a presentarte cómo usar Twilio y Google Sheets con un pequeño script para enviar mensajes de Whatsapp de forma automática. Aunque requerirá un poco de esfuerzo, te aseguro que vale la pena. ¡Vamos a por ello!

Nota rápida: Si estás buscando una solución más profesional y sin complicaciones para notificar eventos de Google Calendar con Whatsapp, tengo una recomendación especial para ti al final de este artículo. ¡No te lo pierdas!

Pasos para notificar un evento de Google Calendar con Whatsapp

Nos apoyaremos en Twilio y en Google Sheet para llevar a cabo nuestro objetivo, así que lo primero que vas a necesitar tener una cuenta en Twilio, hacer unas pequeñas configuraciones, y guardar un par de datos.

Configuración de Twilio

Proceso de registro

El proceso de registro en Twilio es bastante sencillo. Te pedirán nombre, apellidos, mail, contraseña y aceptar su política.

Si bien es cierto que para elegir la contraseña puede que sudes sudor y sangre, porque no lo ponen sencillo.

Tiene que ser de más de 16 caracteres, no tener 3 caracteres seguidos iguales, dígitos, no contener ciertas palabras … etc.

Puede que ya lo hayas leído en algún otro post en mi blog, pero soy muy fan de los buenos administradores de contraseñas. En mi caso uso 1Password y me ofrece un gran alivio mental saber que todo está bajo control.

Una vez haces click en el botón, tendrás que verificar tu email.

Tendrás un email como este en tu inbox

Con simplemente hacer click en el link, tendrás tu email verificado.

El siguiente paso es verificar tu número de teléfono.

Y cuando lo tengas, Twilio te dará la bienvenida y te hará rellenar un pequeño formulario.

Te dejo por aquí cómo completé el formulario en su día.

Cuando haces click en el botón Get started with Twilio, comienza tu aventura en su mundo.

Por defecto Twilio te crea una cuenta My first Twilio account. Puedes usar esta si quieres, o también crear una nueva cuenta. Como prefieras.

Activación del Sandbox

Si has seguido los pasos anteriores, tendrás este popup en pantalla.

Tienes que aceptar y confirmar para seguir con la activación.

La activación del Sandbox es necesaria si quieres empezar a mandar mensajes con un número que ya está pre-aprobado por los desarrolladores de Twilio.

Para hacer uso de tu propio número, necesitas pasar otro proceso que puedes encontrar aquí.

Al confirmar el popup, te encontrarás con la siguiente pantalla para proceder con la activación.

Este es el enlace que te lleva directo a esa sección en Twilio.

Simplemente envía un WhatsApp a ese número, con el código indicado en negrita y… ¡listo! ¡Ya tienes activo el Sandbox y puedes empezar a usarlo!

Identifica tu Account SID y del Auth Token

Accede a tu consola de Twilio y selecciona la aplicación con la que has estado trabajando.

Una vez ahí, podrás echar un vistazo a ambos datos. El ACCOUNT SID está en claro, y necesitarás hacer click en el botón Show para ver el AUTH TOKEN.

Configuración de Google

Usaremos una Google Sheet para indicar los datos y para crear el script en .gs que facilitará el envío del WhatsApp.

Google Sheet

En este enlace te dejo una plantilla que podrás utilizar.

No podrás editarla, pero puedes hacer una copia, almacenarla en tu Drive y editarla libremente.

La plantilla tiene todo lo necesario para que únicamente tengas que introducir tu información y puedas empezar a mandar WhatsApp.

Warning: Si no quieres tocar nade de código, es importante que mantengas los mismos nombres de pestañas, y que mantengas las mismas posiciones donde se insertan los datos.

Pestaña Twilio

Sustituye en la celda A1 el valor de tu ACCOUNT SID y en la celda A2 el valor de tu AUTH TOKEN. Echa un vistazo aquí arriba si no recuerdas dónde acceder a esos datos.

Pestaña contacts

Añade en la columna A cada uno de los números a los que quieres que la notificación sea enviada.

Si quieres invitar a otros números usando tu sandbox, sólo tienes que seguir los pasos indicados en la documentación de Twilio. Una vez lo tengas, puedes introducir tantos números como desees en las celdas A2, A3 … AN.

Pestaña Data

El valor de la celda B1 especifica el título del evento que te interesa monitorizar y con el que recibirás el WhatsApp. El script buscara entre tus eventos de tu calendario de hoy, un evento que coincida exactamente con el valor que incluyas en esa celda.

El valor de la celda B2 especifica el sufijo que se usará para que la aplicación sepa que el evento ya ha sido procesado. Puedes cambiarlo si lo prefieres, pero el valor de la plantilla es adecuado.

El valor de la celda B3 es el teléfono del Sandbox de Twilio. Introdúcelo sin + delante, pero con el código de país. Ej: 34777889900 si tu móvil es de España. Te dejo un enlace con los códigos de países en caso que lo necesites.

El valor de la celda B4 indica los minutos que tiene que haber de diferencia entre la hora de inicio del evento del Calendar y la hora de ejecución para que el WhatsApp sea enviado.

Con un ejemplo quizás se entenderá mejor:

Si la ejecución es a las 21:00 y el evento que quieres monitorizar está en tu calendar a las 22:30, la notificación no se enviará hasta que la ejecución no se realice después de las 21:30, porque actualmente el valor es de 60 minutos. ¿Algo más claro ahora?

Pestaña Twilio

Si eres curioso y quieres echar un vistazo al código, puedes hacerlo haciendo click en la opción de Script editor que cuelga de Tools.

Una vez ahí, te aparecerá una nueva pestaña en el navegador con algo parecido a esto.

Puedes cambiar el nombre por el que quieras si lo prefieres, o dejarlo tal cual está.

Desde esa pantalla, podrás ejecutar el script de forma manual haciendo click en Run y probar si todo funciona como es debido.

Si surge cualquier problema, podrás verlo en los log de ejecución que aparecen en la parte inferior

En todo momento puedes depurar el código añadiendo puntos de ruptura y ejecutando el código paso a paso.

Y por supuesto, modificar lo que estimes oportuno en el código.

Si algo se rompe, siempre tienes la plantilla disponible para volver a hacer otra copia.

Además tienes el código en Github por si lo prefieres clonar el proyecto o simplemente verlo desde ahí.

Automatizar el script

Llegado este punto tenemos todo lo necesario para ejecutar manualmente el proceso y que, envíe o no la notificación vía WhatsApp dependiendo de las condiciones en el momento de la ejecución.

Pero si lo que quieres es no tener que preocuparte de nada y simplemente recibir el WhatsApp cuando sea requerido, necesitaremos dar un pasito más y automatizar la ejecución del proceso.

Con Google Script no va a ser nada complicado, ¡ya verás!

Selecciona en el menú la opción Triggers.

Luego al botón Add Trigger, de abajo a la derecha.

Y rellena el formulario como el siguiente

De tal modo que estaremos configurando la ejecución del método send_whatsapp_to_contacts cada 5 minutos.

Demo – Cómo notificar con un Whatsapp un evento de Google Calendar

Te dejo un pequeño vídeo dónde muestro cómo funciona el proceso una vez configurado.

¿Buscas una solución más profesional y sin complicaciones?

Entiendo que no todos tienen el tiempo o la motivación para configurar todo este sistema desde cero. Y que incluso quizás no se adapte del todo a las necesidades que quizás puedes tener si buscas algo así para tu negocio. Si estás buscando una solución más profesional, fácil de usar y que no requiera que te sumerjas en el código, tengo una recomendación para ti: Confirmafy.

¿Por qué Confirmafy?

• Automatización completa: Confirmafy se encarga de confirmar automáticamente las citas con tus clientes a través de WhatsApp. Minimiza las ausencias inesperadas de tus clientes y aumenta tus ingresos.
• Integración con Google Calendar: Puedes sincronizar tu Google Calendar con Confirmafy y dejar que la herramienta haga el resto. 24 horas antes de la cita, Confirmafy enviará un mensaje de confirmación a tu cliente.
• Feedback en tiempo real: Sabrás en tiempo real si tu cliente ha confirmado o cancelado la cita, permitiéndote gestionar tu agenda de manera más eficiente.
• Opiniones positivas: Cientos de usuarios, desde clínicas médicas hasta entrenadores y profesores particulares, han dado a Confirmafy una calificación de 5 estrellas, destacando su facilidad de uso y eficiencia.

Además, si decides probarla y te registras a través de mi enlace de referido, no solo estarás obteniendo una herramienta poderosa para tu negocio, sino que también estarás apoyando mi trabajo, ya que recibiré un pequeño porcentaje de los ingresos recurrentes de los leads que lleve.

Así que, si quieres una solución más profesional y cómoda, sin tener que mancharte demasiado las manos, te invito a echar un vistazo a Confirmafy. ¡Estoy seguro de que te encantará!

Conclusión

Como puedes ver, notificar eventos de Google Calendar con Whatsapp es totalmente posible con un poco de esfuerzo y las herramientas correctas. Ya sea que elijas usar Twilio y Google Sheets o Python y PyWhatKit, ahora tienes una forma efectiva de asegurarte de que nunca te pierdas un evento importante.

Espero que este artículo te haya sido útil y te haya proporcionado el conocimiento que necesitas para configurar tus propias notificaciones de Whatsapp para Google Calendar. Si tienes alguna pregunta o encuentras algún problema, no dudes en dejar un comentario. Estoy aquí para ayudarte.

Recuerda, el aprendizaje es un viaje, no un destino. Así que sigue explorando, sigue preguntando, sigue aprendiendo. Y mientras lo haces, no olvides disfrutar del viaje. Si te ha gustado este artículo, te invito a explorar más contenido en mi blog. Tengo una variedad de guías y tutoriales sobre tecnología y desarrollo de software que podrían interesarte. ¡Hasta la próxima!