No se tú, pero para mi esto del formato condicional en Google Sheets ha sido siempre que lo he necesitado un tanto dolor de cabeza.
Siempre acabo haciendo lo mismo, que es preguntar a Google e intentar recordar cuál fue la web que la última vez me solucionó el problema.
Así que ahora me he decidido a escribir los pasos y sentar las bases del uso del formato condicional. Podrás encontrar en esta plantilla los ejemplos que se van a ir indicando en este post. Si quieres poder editarla, simplemente haz una copia de la misma haciendo click en el Menu Archivo >> Hacer una copia.
Como siempre, vamos a tratar de empezar por las bases, para ir sumando a medida que vamos sabiendo más.
¿Qué es el formato condicional de Google Sheets?
El formato condicional que ofrece Google Sheets no es más que una técnica para cambiar el formato de las celdas en una hoja de cálculo.
¿Para qué sirve el formato condicional de Google Sheets?
Si quieres hacer más visible ciertas celdas si ocurre cierta condición, el formato condicional te ayudará a conseguir resaltar dichas celdas.
Imagina que tienes una tabla con los saldos de tus cuentas, y quieres que si alguna está en negativo se resalte con un rojo de fondo. Este es un caso claro de uso del formato condicional.
¿Cómo aplicar el formato condicional en una fila entera?
Realmente no es nada complicado, una vez conoces el uso del carácter $. ¡Vamos a ello!
- Selecciona el rango de celdas que quieres formatear
- Ve al menú de formato condicional
- Selecciona Formula personalizada en el select del formato de reglas.
Primero haz click aquí.
Y luego elige Fórmula personalizada.
- Introduce la fórmula
Este es el paso más importante, y que deberemos entender si no queremos que la siguiente vez que necesitemos de esta funcionalidad, tengamos que buscar de nuevo la respuesta en Google.
Lo más importante es saber cómo indicar en la fórmula que queremos evaluar cierto valor, para cada fila. Es decir, cómo diseñar la parte izquierda de la fórmula. Será así de sencillo
=$C2
Bien, te preguntarás ¿Por qué? ¡Pues vamos a ello!
Hay varios puntos claves a entender.
- Con el símbolo $ lo que estamos haciendo es ‘bloquear’ la columna. Con ello la Spreadsheet sabrá que siempre tendrá que evaluar la columna C, y el 2 será así para la fila 2, pero para la fila 3, este 2 cambiará a 3 … y así sucesivamente.
- Es muy importante que el número que indicamos coincida con el número de la primera fila del rango que hayamos seleccionado para evaluar. Es decir, si el rango a evaluar es A2:F6, la primera fila a evaluar en nuestra fórmula debería ser la 2.
Una vez tenemos la parte de la izquierda de la fórmula definida, ahora nos falta añadir la condición. En este caso queremos sencillamente que el contenido sea “Spain”, por lo que lo indicaremos así ="Spain".
Ejemplos de uso del formato condicional
Si me has leído antes ya sabrás (y si no, te lo digo ahora) que creo que la mejor forma de aprender, es hacer, así que … ponte cómodo, abre una hoja de cálculo y acompáñame haciendo por ti mismo estos ejemplos que dejo por aquí abajo.
Vamos a ver los siguientes casos de uso del formato condicional.
Basado en el contenido de texto de una celda
Para resaltar en amarillo las filas que fueran de bancos de España …
… la fórmula debería ser =$C2="Spain"
No hay mucho que explicar aquí. Habiendo entendido el por qué de la parte de la izquierda de la fórmula, la parte de la derecha es simplemente indicar que el valor de la celda queremos que sea Spain. Y que cuando se dé esta condición, vamos a seleccionar el color amarillo para resaltar la fila.
Basado en el contenido numérico de una celda
El concepto es el mismo que en caso anterior, ahora la fórmula cambiará para indicar la comparación numérica.
Imagina que queremos resaltar en rojo las filas que tengan un balance negativo.
Simplemente tendremos que indicar que la columna del balance sea menor que cero: =$F2<0
Si te fijas en el resultado obtenido:
verás como la fila 5, aunque tiene un balance negativo, está resaltada de amarillo.
Esto es porque cuando varias reglas cumplen con las condiciones, el formato aplicado es el de la primera regla que tengamos definida.
Basado en el contenido de un check de una celda
En esta hoja tienes este ejemplo si quieres echar un vistazo.
Para resaltar en verde las filas que hayan sido checkeadas, la fórmula personalizada será así: =$B2. Quizás te preguntes dónde está la parte de la derecha de la fórmula. Tiene sentido. No hay parte derecha porque la traducción de la fórmula sería algo así como ‘Cuando la celda B2 sea true’ entiendo true como 1 y false como 0, o en este caso, true cuando se tiene el check activo, false cuando no.
Multicondiciones
A menudo vamos a necesitar que se cumpla más de una cosa para resaltar una fila de un color determinado.
Esto lo vamos a poder hacer sin problema, gracias a que la parte de la derecha de la fórmula se puede complicar tanto como se quiera.
Uso del AND para formato condicional
Encuentra en esta hoja este ejemplo en cuestión.
Vamos a mantener los mismos datos de la tabla original, pero en este caso vamos a querer resaltar en rojo las filas que tengan un balance negativo y que además sean de España.
La fórmula a utilizar debería ser esta: =AND($F2<0, $C2="Spain")
Indicamos con ese AND que se tienen que cumplir ambas condiciones dentro del AND para que la regla se evalúe como cierta.
Como ves, la fila 4 no está resaltada, ya que, aunque el balance es negativo, el país no es España.
La función AND de Google Docs, admite tantos parámetros como se quiera, así que si necesitáramos evaluar más de 2 columnas, no habría problema en seguir introduciéndolas como parámetros de la función AND.
Uso del OR para formato condicional
Exactamente igual que hicimos con el AND, podemos hacerlo con el OR para que la regla se evalúe como cierta si se cumple cualquiera de sus condiciones.
En este caso te invito a que le des una vuelta y lo apliques por ti mismo una vez hayas sentado las bases del AND.